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Política de Gobierno Corporativo de Coopelesca R.L.

Aprobado por

Consejo de Administración

Fecha de Aprobación

05/06/2023

Versión: 2

Objetivo

Establecer las disposiciones de Gobierno Corporativo en Coopelesca R.L., así como la normativa y procedimientos referentes al mismo, con el objetivo de asegurar la adopción de mejores prácticas que permitan la eficiencia empresarial y transparencia de la Cooperativa en beneficio de los asociados.

 Alcance

Esta política aplica para asociados, delegados, miembros de Órganos Sociales, los Comités de Apoyo, el Gerente General, Auditoría Interna y Externa, trabajadores cualquiera que sea su vinculación laboral y en general toda persona que asesore o preste servicios a la Cooperativa, sus subsidiarias y empresas en las que tenga control.

 Glosario

Asamblea de Asociados: Son las Asambleas que se celebran en las diferentes áreas geográficas, definidas por el Consejo de Administración para realizar la elección de los Delegados que conforman la Asamblea General de Delegados.

Asamblea General de Delegados: Órgano de máxima autoridad de la Cooperativa quien aprueba el Estatuto Social y sus reformas, elige a los integrantes de los Órganos Sociales, aprueba el uso de la reserva de Bienestar Social, mociones, destino de excedentes y define la exclusión o expulsión de asociados.

Comité de Apoyo: Tienen el fin de facilitar el análisis detallado y riguroso de temas que por su naturaleza son de alta importancia para la cooperativa. Dichos comités actúan como un filtro de la información que analiza el Consejo de Administración y refuerzan el análisis objetivo de las decisiones que le corresponden. Para la Cooperativa son Comité de Riesgos y Comité de Tecnologías de Información.

Comité de Educación y Bienestar Social: Órgano establecido por ley que es nombrado por la Asamblea General de Delegados para asegurar a las personas asociadas de la Cooperativa y personas que quieran ingresar a ella, las facilidades necesarias para que reciban educación cooperativa por los medios que juzgue convenientes. Así como gestionar los proyectos aprobados en el uso de las reservas de educación y bienestar social.

Comité de Vigilancia: Órgano establecido por ley que es nombrado por la Asamblea General de Delegados para el examen y fiscalización de todas las cuentas y operaciones realizadas por Coopelesca R.L. e informar lo que corresponda a la Asamblea General de Delegados.

Comité Gerencial: Comité cuyo objetivo general es asistir la labor del Gerente General en la administración estratégica de la Cooperativa, está integrado por el Gerente de Desarrollo Organizacional, Gerente Financiero Administrativo, Gerente de Servicios al Asociado, Gerente de Comercial y Soluciones, Gerente de Distribución de Electricidad, Gerente de Producción de Electricidad, Gerente de Infocomunicaciones.

Comités Regionales de Delegados: Corresponde a los Comités de Delegados que se conforman en de cada una de las Regiones Geográficas que conforman la Cooperativa dentro del área donde brinda sus servicios, dichos comités se nombran en Asamblea de Delegados de cada región.

Consejo de Administración: Órgano establecido por ley que es nombrado por la Asamblea General de Delegados para la dirección superior y administración de las operaciones económicas y sociales de la Cooperativa.

Coopelesca R.L: Cooperativa de Electrificación Rural de San Carlos.

Cooperativa: Son asociaciones voluntarias de personas y no de capitales, con plena personalidad jurídica, de duración indefinida y de responsabilidad limitada, en las que los individuos se organizan democráticamente a fin de satisfacer sus necesidades y promover su mejoramiento económico y social, como un medio de superar su condición humana y su formación individual, y en las cuales el motivo del trabajo y de la producción, de la distribución y del consumo, es el servicio y no el lucro.

Delegado: Corresponde a toda persona física o representante de una persona jurídica electa por los asociados para representarlos ante la Asamblea General de Delegados, que tiene como función formar parte de la máxima autoridad de la Cooperativa que es la Asamblea General de Delegados, para representar y defender los derechos e informar a las personas asociadas.

Gerente General: Persona que tiene el poder generalísimo de la Cooperativa, le corresponde la representación legal de la cual dependen organizacionalmente todos los trabajadores de la Coopelesca R.L.

Gobierno Corporativo: El gobierno corporativo es el conjunto de normas, principios y procedimientos que regulan la estructura y el funcionamiento de los órganos de gobierno de una empresa. En concreto, establece las relaciones entre los asociados, Delegados Órganos Sociales y el resto de partes interesadas, y estipula las reglas por las que se rige el proceso de toma de decisiones sobre la compañía para la generación de valor.

Grupos de interés: Son las partes interesadas tanto a lo interno como a lo externo, según se establece en el Plan Estratégico de Coopelesca R.L.

Órganos Sociales: Órganos electos por la Asamblea General de Delegados que corresponden a: Consejo de Administración, Comité de Vigilancia, Comité de Educación y Bienestar Social y Tribunal Electoral.

Presidente: Persona que preside el Órgano Social.

Principio de autonomía de la voluntad: También libertad contractual, consiste en el poder que la ley reconoce a los particulares para reglamentar por sí mismos (libremente y sin intervención de la ley) el contenido y modalidades de las obligaciones que se imponen contractualmente. Se permite a un ente privado como Coopelesca ejecutar todo lo que no esté prohibido por ley.

Servicios: Coopelesca R.L. considera como servicios que presta a los Asociados el servicio de electricidad y el servicio de infocomunicaciones, así como todos aquellos servicios relacionados a estos.

Tribunal Electoral: Órgano fundamentado en la Ley de Asociaciones Cooperativas nombrado por Asamblea General de Delegados encargado de dirigir los procesos de elección de Delegados y miembros de los Órganos Sociales de Coopelesca R.L., asegurando la transparencia y fidelidad de los resultados.

TÍTULO I.
DEL GOBIERNO CORPORATIVO
Capítulo I.
Disposiciones Generales

ARTÍCULO 1: Objetivo del Gobierno Corporativo de Coopelesca R.L.
Generar confianza en todos aquellos grupos de interés para Coopelesca R.L., en razón del desarrollo de sus objetivos sociales, económicos y ambientales, aplicando los principios universales de Gobierno Corporativo de transparencia, igualdad, responsabilidad social y rendición de cuentas, para optimizar su gestión en las decisiones tomadas por los Órganos Sociales y el Gerente General que garantice el cumplimiento de los objetivos de la Cooperativa.

ARTÍCULO 2: El Modelo de Gobierno Corporativo de Coopelesca R.L. se fundamenta en:

 Coopelesca R.L. implementa una Política de Gobierno Corporativo fundamentado en las buenas prácticas de reconocimiento general en los mercados en que opera.

 La estrategia de Coopelesca R.L. en materia de Gobierno Corporativo persigue el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, de conformidad con el interés social y los intereses legítimos de los asociados.

 El modelo de Gobierno Corporativo mantiene la debida separación entre las funciones asociativas, administrativas, de gestión y supervisión dentro de Coopelesca R.L.

 Los asociados de Coopelesca R.L. deben ejercer sus derechos y cumplir sus deberes.

 Coopelesca R.L. incorpora a su normativa interna los mecanismos y procedimientos necesarios para prevenir, identificar y resolver las situaciones de conflicto de competencia y de interés.

 Coopelesca R.L. pone a disposición de los delegados y los asociados que lo soliciten la información relevante sobre el informe anual de labores.

 Coopelesca R.L. establece como características de los Órganos Sociales, Auditor Interno, Gerente General y Comité Gerencial la honorabilidad, solvencia, competencia, experiencia, formación, disponibilidad y compromiso.

ARTÍCULO 3: Coopelesca R.L. al ser Cooperativa se rige por el derecho privado y el principio de autonomía de la voluntad, regulado en la Ley de Asociaciones Cooperativas.

ARTÍCULO 4: Estructura de Gobierno Corporativo
La Estructura de Gobierno Corporativo de Coopelesca R.L. se representa de la siguiente manera:

ARTÍCULO 5: Responsabilidad
La responsabilidad de aplicar y mantener la estructura del Gobierno Corporativo, así como la actualización de la presente Política es del Consejo de Administración.

ARTÍCULO 6: Divulgación
Esta Política debe estar accesible para los asociados, delegados, Órganos Sociales y trabajadores a través de los medios oficiales internos y externos de Coopelesca R.L.

ARTÍCULO 7: Informe Anual de Gobierno Corporativo
Coopelesca R.L. debe emitir y publicar anualmente la memoria, en la cual se dará a conocer a sus delegados, asociados y grupos de interés el siguiente contenido:

a. Mensaje Presidente del Consejo de Administración y Gerente General de Coopelesca R.L.

b. Informe de labores del año anterior

c. Balance Social

d. Informe de los Órganos Sociales

e. Informe Auditoría Interna

f. Informe Auditoría Externa

g. Estados Financieros Auditados opinión y resumen

h. Informe de Gobierno Corporativo

Capítulo II.
De los Órganos Sociales

ARTÍCULO 8: El Consejo de Administración
El Consejo de Administración es el primer órgano depositario de la autoridad de la Asamblea General de Delegados y es responsable de la administración superior de la Cooperativa. Las principales funciones del Consejo de Administración se encuentran definidas en el Estatuto Social y en el Reglamento del Consejo de Administración.

ARTÍCULO 9: El Comité de Vigilancia
El Comité de Vigilancia es el órgano establecido por ley y es nombrado por la Asamblea General de Delegados para el examen y fiscalización de todas las cuentas y operaciones realizadas por Coopelesca R.L. e informar lo que corresponda a la Asamblea General de Delegados. En el Estatuto Social se establece sus principales funciones.

ARTÍCULO 10: El Tribunal Electoral
El Tribunal Electoral será el encargado de planificar, estructurar, desarrollar y ejecutar el proceso de elección de los Delegados, Comités Regionales de Delegados y los Órganos Sociales para garantizar la transparencia, fidelidad, legalidad, seguridad e imparcialidad de todos los procesos eleccionarios. El Reglamento del Tribunal Electoral establece sus principales funciones.

ARTÍCULO 11: El Comité de Educación y Bienestar Social
El Comité de Educación y Bienestar Social es un órgano establecido por ley que es nombrado por la Asamblea General de Delegados para procurar a las personas Asociadas de la Cooperativa y personas que quieran ingresar a ella, las facilidades necesarias para que reciban educación cooperativa y sobre la gestión empresarial de Coopelesca R.L., así como también a sus delegados, Órganos Sociales y trabajadores. Sus principales funciones se establecen en el Estatuto Social, Reglamento para el Uso de la Reserva de Bienestar Social, Reglamento de Funcionamiento Interno del Comité y Bienestar Social y Reglamento de Becas.

ARTÍCULO 12: Perfil de los Órganos Sociales
Los requisitos para ser miembro de los Órganos Sociales se encuentran definidos en la Ley de Asociaciones Cooperativas, Estatuto Social y Reglamento del Tribunal Electoral.

ARTÍCULO 13: Elección de los Órganos Sociales
Se cuenta con un proceso claro, formal y riguroso para garantizar la igualdad en la participación, evaluar, seleccionar, elegir y ratificar a los candidatos para los Órganos Sociales definidos en el Reglamento del Tribunal Electoral.

ARTÍCULO 14: Dietas de los Órganos Sociales
Las dietas de los Órganos Sociales están establecidas en el Estatuto Social y en el Reglamento de Dietas.

Capítulo III.
De la normativa Interna

ARTÍCULO 15: Coopelesca R.L. reconoce como normativa interna el Estatuto Social de la Cooperativa aprobado por la Asamblea General de Delegados, las políticas y reglamentos aprobados por el Consejo de Administración y las directrices que aprueba el Gerente General de Coopelesca R.L., regulado y desarrollado en la Política de Gestión de Normativa Interna y Procesos.

ARTÍCULO 16: Coopelesca R.L. cuenta con un Reglamento de Ética que tiene como objetivo general establecer las disposiciones de ética, los principios y valores sobre las cuales se rige la Cooperativa.

ARTÍCULO 17: La Cooperativa cuenta con una Política de Desarrollo Humano que alinea los intereses de largo plazo de Coopelesca R.L. con la selección, retribución y capacitación de los Gerentes, Auditor Interno y demás trabajadores.

ARTÍCULO 18: Se cuenta con una Política de Aprovisionamiento que establece las regulaciones necesarias para garantizar que las contrataciones obedecen a las necesidades de la Cooperativa y la adquisición se realiza en las mejores condiciones de mercado y evitar o gestionar conflictos de intereses.

ARTÍCULO 19: Para la prevención y manejo de conflictos de interés Coopelesca R.L. cuenta con normativa interna que lo regula, entre las principales están: el Estatuto Social, Reglamento de Ética y Política de Aprovisionamiento.

Capítulo IV.
El Gerente General

ARTÍCULO 20: El Gerente General
El Gerente General es elegido por el Consejo de Administración. De conformidad con el Estatuto Social de Coopelesca R.L. y la Ley de Asociaciones Cooperativas, le corresponde la representación legal, judicial y extrajudicial de la Cooperativa, la ejecución de acuerdos del Consejo de Administración, así como la administración de las operaciones. Las principales funciones del Gerente General están incluidas en la Ley de Asociaciones Cooperativas, Estatuto Social y la Política de Facultación.

Capítulo V.
Supervisión

Los principales mecanismos de supervisión y control de Coopelesca R.L. los conforman:

ARTÍCULO 21: La Auditoría Interna
El Auditor Interno es elegido por el Consejo de Administración. Goza de autonomía funcional y de criterio de la Gerencia o cualquier otra dependencia de la Administración. Cuenta con los recursos y autoridad necesarios para el cumplimiento de sus funciones, aplica los principios de diligencia, lealtad y reserva.

En sus funciones la Auditoría interna se regula por la siguiente Normativa: La Ley de Asociaciones Cooperativas, la normativa interna de la Cooperativa, la Política de Auditoría Interna. Las NIAs (Normas Internacionales de Auditoría; las regulaciones establecidas en el ordenamiento jurídico costarricense y en el presente Reglamento.

La auditoría interna presenta su plan de trabajo anual y el resultado de sus revisiones al Consejo de Administración en pleno y con copia al Comité de Vigilancia.

ARTÍCULO 22: La Auditoría Externa
La Auditoría Externa es elegida por el Consejo de Administración, cuyo objetivo es dictaminar la situación financiera de la Cooperativa de forma anual, aportando una visión independiente de Coopelesca R.L. y debe cumplir con las NIAs (Normas Internacionales de Auditoría) y la normativa que rige a las Auditorías Externas.

El objetivo de la Auditoría Externa para Coopelesca R.L. está definido en el Estatuto Social y Reglamento del Consejo de Administración.

Para ello debe verificar que la función cuenta con el equipo adecuado, en cantidad y calidad, asuma un compromiso de aplicar la debida diligencia profesional en la realización de su trabajo y reporta los hallazgos al Gerente General y al Consejo de Administración.

ARTÍCULO 23: Calificadora de Riesgo
Coopelesca R.L. de forma voluntaria se somete a la evaluación semestral de una calificadora de riesgo independiente, que realiza un análisis de emisiones financieras y no financieras y emite un informe.

ARTÍCULO 24: INFOCOOP
En materia cooperativa Coopelesca R.L. está sujeta a la Ley N°4179 de Asociaciones Cooperativas y al cumplimiento de ésta, que ejerce el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP).

ARTÍCULO 25: ARESEP
En materia de la prestación del servicio público de electricidad, Coopelesca R.L. está sujeta a la Ley N° 7593 de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos en la supervisión que ejerce la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) y al establecimiento de tarifas al costo que establece este ente.

ARTÍCULO 26: SUTEL
En materia de la prestación de los servicios de Infocomunicaciones, Coopelesca R.L. está sujeta a la Ley General Nº 8642 de Telecomunicaciones, mediante la supervisión que ejerce la Superintendencia de Telecomunicaciones (SUTEL).

Capítulo VI.
Comités de Apoyo

ARTÍCULO 27: Comités de Apoyo
Coopelesca R.L. cuenta con el apoyo de varios comités internos que se encargan de velar por la adecuada ejecución de las operaciones de la Cooperativa, la observancia de la normativa interna y externa, y el cumplimiento de los estándares definidos a través del Gobierno Corporativo y la legislación que le aplique a cada uno de ellos.

Se conformarán al menos los siguientes comités y la integración, atribuciones y operativa se define en su Política correspondiente:

a. Comité de Riesgos: Política de Riesgos

b. Comité de Tecnologías de Información: Política de Tecnologías de Información

Capítulo VIl.
Sanciones

ARTÍCULO 28: El incumplimiento a la presente política, la legislación y la normativa interna vigentes, dará paso a la aplicación de acciones disciplinarias según el Reglamento Interno de Trabajo, acordes a la gravedad del caso, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Trabajo.

ARTÍCULO 29: Para los Órganos Sociales el incumplimiento a la presente política, dará pie a las correcciones y sanciones disciplinarias, las cuales se establecen en el Reglamento de Ética, el Estatuto Social y la Ley de Asociaciones Cooperativas.

Publicado el